Die Unterstützung von Wissensmanagement mit Hilfe von Social Software (auch Enterprise 2.0, social Workplace, bzw. Digital Workplace genannt) ist gelebte Praxis in vielen Unternehmen. Sehr oft scheitern Wissensmanagement-Projekte allerdings schon in der Einführungsphase.

Zuerst die Lösung, dann das Problem?

Ein klassischer Fehler, der gerne gemacht wird, ist es hier zumeist die Lösung vor dem Problem zu haben, bzw. zu glauben zu wissen was das Problem ist, ohne es hinlänglich evaluiert zu haben. Ziel unserer Lehrveranstaltung “Internal Communication” mit Alexander Stocker war es, ein Wissensmanagement-Einführungskonzept für Organisationen (große wie kleine) zu erstellen.

Dabei soll speziell darauf geachtet werden, relevante Prozesse oder Tätigkeiten zu unterstützen….

Verbesserung der internen Kommunikation durch ein professionelles Newslettersystem

Im Fall einer verzweigten Non Profit-Organisation ging es darum, sämtliche MitarbeiterInnen in ein einheitliches Informationsnetzwerk und Datenpool-System einzubinden. Besondere Herausforderungen dabei waren, dass sich

  1. die Anzahl des Personals binnen drei Jahren verdoppelt hatte und
  2. diese MitarbeiterInnen größtenteils an dislozierten Standorten (Heimen und Zentren) oder von zu Hause aus arbeiten. Im Stammhaus sind nur die leitenden Angestellten, deren Assistenzen und die Administration (ca. 10 % des Personals) tätig.

Es galt also sowohl einen einheitlichen Zugang zu Informationen wie Formblättern und Protokollen zu schaffen, als auch das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken. Umfragen ergaben beispielsweise, dass sich MitarbeiterInnen oft mit ihren Sorgen und Nöten alleine gelassen fühlen, dass im administrativen Bereich sehr viel Zeit für Doppelgleisigkeiten verlorengeht, sowie, dass sehr viele externe MitarbeiterInnen weder über das Leitbild noch über die Angebote aus den anderen Bereichen Bescheid wissen. Erste Schritte wurden bislang mit einem sporadisch versandten Newsletter, einem Informationspool am lokalen Datenlaufwerk und diverse Einzelaktionen gesetzt.
Die neu erarbeitete social-media-basierte Plattform sieht nun ein professionelles, monatliches Newslettersystem vor. Hierbei sind die Infoblöcke sehr kurz gehalten und verlinken mittels CTAs direkt auf die Webseite oder in das Intranet. Dabei soll die Website den MitarbeiterInnen das eigene Unternehmen näherbringen. Das Intranet wiederum wurde gesplittet und soll einerseits als kommunikativer Datenpool dienen, etwa um untereinander Spiel- und Bastelanleitungen auszutauschen, aber auch (mittels personalisierter Passwörter) als Ablage, Down- und Uploadbereich für Dokumentationen und Formblätter. Zudem haben die MitarbeiterInnen die Möglichkeit, der WhatsApp-Gruppe des Betriebsrates beizutreten, um so beispielsweise die Erinnerungsfunktion über den aktuellen Newsletter oder bevorstehende Veranstaltungen zu nutzen.

Verbesserung der Online-Skills durch Wissensmanagement

Auch im Fall der zweiten NGO in unserer Projektgruppe stellt die dezentrale Zusammenarbeit ein größeres Problem dar. In rund 24 Gruppen verteilt, sollen sich rund 60 Online-Verantwortliche über Aktualisierungen in der Pflege der Website und bezüglich Updates bei Facebook informieren – eine fast unmögliche Aufgabe mit den bis dato zur Verfügung gestellten personellen Ressourcen und einer knappen Anleitung auf Papier.
Als zweite Herausforderung ist diese Gruppe von Onlineverantwortlichen auch sehr heterogen: von langjährigen Festangestellten über PraktikantInnen hin zu Freiwilligen oder Ehrenamtlichen – Wissensstände, Möglichkeiten und Motivationen sind bei allen Zuständigen unterschiedlich. Die neue Lösung muss also mit unterschiedlichsten Anforderungen umgehen und verschiedene Tiefen der Informationen bereitstellen.
Als größter Leidensdruck gilt zu wenig vorhandenes Wissen, um die Onlinetools rasch und einfach bedienen zu können. Eine einfache Aktualisierung wie z.B. das Erstellen eines Events kostet so schnell viel Zeit. Während die Stellenprozent bei den jeweiligen Verantwortlichen beschränkt sind und kaum erweitert werden können, haben gezielte Informationsmaterialien als rasche Nachschlagemöglichkeit großes Potential zur Effizienzsteigerung. Mit einer entsprechenden Plattform und besser auf die Online-Umgebung zugeschnittenen Schulungsunterlagen soll diesem Problem begegnet werden, damit die einzelnen Aufgaben effizienter bewältigt werden können und mehr Freiraum für anderes bleibt.
Als Online-WissensträgerInnen im Unternehmen konnten zwei Personen identifiziert werden. Diese werden nun zum Aufbau eines entsprechenden Bereichs mit Lehrvideo motiviert, da sie aufgrund des Stellenprofils bereits entsprechende Kapazitäten hatten. Diese 3-5-minütigen Videos sind auf die mithilfe einer Umfrage identifizierten häufigsten Probleme zugeschnitten. Nach einer Pilotphase von drei Monaten wird die Plattform im Intranet gemeinsam mit den Usern weiter evaluiert und verbessert. Kommentarfunktionen fördern zudem das Einbringen der MitarbeiterInnen und bieten die Möglichkeit der Vernetzung untereinander. So kann zukünftig Wissen massgeschneidert auf die jeweiligen Problemfälle anhand von Videos in der vertrauten Arbeitsumgebung abgerufen werden, und das rund um die Uhr. Dies ist gerade für Ehrenamtliche und Freiwillige ein grosser Vorteil.

Kleine Abteilung, großer Bedarf an einer Wissensmanagement-Plattform

Die dritte Fallstudie bezieht sich auf ein mittelgroßes österreichisches Unternehmen, das zurzeit 130 Beschäftigte hat. In der Analysephase zeigt sich, dass vor allem das Team mit dem Schwerpunkt Werbung tatsächlich Bedarf an einer Wissensmanagement-Plattform hat. Damit kristallisieren sich drei Hauptnutzer und rund fünf Nutzer, die phasenweise für die Projektabwicklung Zugriff auf das Tool benötigen, heraus. Bedarf an einem Projektmanagement-Tool zeigt sich durch häufige Home Office-Tätigkeit und das temporäre Arbeiten von unterschiedlichen Unternehmensstandorten aus.
Vor der Suche nach dem passenden Tool nützt eine Auflistung der Funktionen, die das Tool letztendlich können soll. In der konkreten Fallstudie sind das:

  • Projektmanagement (inkl. Aufgabenverteilung, Projektverantwortlichen und Terminisierung)
  • Verwaltung von Dateien
  • Kundenbezogene Daten: Vertragskonditionen, Ansprechpartner, CI-Richtlinien
  • Interne Daten: Zahlungskonditionen, Vorlagen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Schnelle, einfache, zeitsparende Kommunikationsmöglichkeiten

Social Media basierte Lösung

Die Anforderungsliste zeigt, dass eine Social Media basierte Plattform das Wissensmanagement verbessern wird. Im konkreten Fall fällt daher die Wahl auf folgende drei Tools:

  1. Basecamp
  2. ActiveCollab
  3. Asana

Schritte bis zur Implementierung

Als nächstes wird das Preis-Leistungs-Verhältnis näher betrachtet. Außerdem steht ein Test der drei Tools an, ebenso wie eine Rücksprache mit der internen IT-Abteilung hinsichtlich Datenschutz und Unternehmensrichtlinien. Danach hält der Projektmanager einen Einschulungs-Workshop zum gewählten Tool für alle Personen, die in Zukunft mit dem neuen Tool arbeiten.

Zahlreiche Assets zu erwarten

  1. Verringerung der Anzahl an internen Mails
  2. Zeitersparnis, durch das einfache Auffinden von Dokumenten und Daten
  3. Effektive Projekte, durch eine Projektübersicht

Es muss nicht immer ein Social-Media-Tool sein

Die vierte Fallstudie bezieht sich auf ein mittelgroßes österreichisches Unternehmen mit weniger als 100 MitarbeiterInnen, im Bereich Fast Moving Consumer Goods. Die Analysephase ergab, dass in der Vergangenheit der Versand von Waren oft problematisch war, da hin und wieder falsche Waren zugestellt wurden. Bei diesem Prozess wurde der Bestellvorgang analysiert. Der Weg von der Bestellung in die Logistik war nicht das Problem, denn es wurde jede einkommende Bestellung abgehandelt. Das Problem lag beim Einpacken der Ware.
Mit dieser Herausforderung wurde die Suche nach einer Social Media Plattform gestartet. Nach zahlreichen Tipps und Tool-Recherchen zeigte sich, dass der aktuelle Prozess des Aufgebens der Bestellung nicht das Problem war, sondern die Form. Deshalb entstand hier nicht die Idee eine Social Media Plattform zu implementieren, sondern ein standardisiertes Bestellformular einzuführen.
Die wichtigsten Elemente einer Bestellung wurden herausgefiltert. Alles, was man dafür wissen musste, um diese korrekt auszufüllen, sollen in das Formular integriert werden. Die Warendarstellung soll aber auch mittels einer Checkbox zum Abhaken möglich sein. Erst wenn die Ware eingepackt ist, sollen die MitarbeiterInnen ein Häkchen für „Erledigt“ setzen können.

Projektmanagementtool für eine digitalisierte Standardisierung

Sollte sich dieses standardisierte Formular durchsetzen, könnte man künftig nur ein Projektmanagementtool für diese Abwicklung in der Logistik andenken. Die aktuelle Lösung sollte nicht als endgültig betrachten werden, sondern als ein Schritt in die standardisierte Digitalisierung des Arbeitsprozesses. Natürlich ist es sehr wichtig, die MitarbeiterInnen der Abteilung bei der Implementierung einer idealen Lösung mit ins Boot zu holen. Aktuell sind die Prozesse nicht sehr digitalisiert. Wenn das zu sehr auf Unmut stößt, muss solch eine Lösung zuerst auf Eis gelegt werden, bevor nicht alle MitarbeiterInnen ins Boot geholt werden.

Internes Wissenmanagement in der Gastronomie

Innerhalb einer Franchise-Kette haben neue BetreiberInnen einer Filiale oft ähnliche Fragen und Herausforderungen zu meistern. Das Unternehmen umfasst bisher 21 Imbiss-Filialen und ist im deutschsprachigen Raum stark auf Wachstumskurs. Da zudem die BetreiberInnen neuer Filialen nicht unbedingt eine gastronomische Ausbildung als Koch oder ähnliches absolviert haben, kann hier ein webbasiertes Informationstool  unterstützen, Fragen beantworten und den BetreiberInnen weiterhelfen.

Aller Anfang muss nicht schwer sein

Vor Eröffnung des eigenen Imbisses bekommen die neuen BetreiberInnen eine zweiwöchige Schulung, die in standardisierte Prozesse einführt und die MitarbeiterInnen fit für das Tagesgeschäft macht. Es gibt aber eine Menge an zusätzlichen Fragen und Themen, die erst nach einer gewissen Zeit sichtbar werden. Diese wurden und werden im Moment per E-Mail oder Telefon an den Franchise-Geber gestellt und sobald möglich von diesem beantwortet.  Aufgrund der Ähnlichkeit der Fragen und Themen ist eine webbasierte Lösung, die Informationen jederzeit und unmittelbar zur Verfügung stellt, prädestiniert.
Die grundsätzliche Initiative geht hierbei vom Franchise-Geber aus, er entwickelt und administriert das Tool und bestückt es für den erstmaligen Launch mit einer Grundausstattung an Inhalten. Nachfolgend werden die Imbiss-BetreiberInnen selbst mit einbezogen, Inhalte zu erstellen, die wiederum von anderen BenutzerInnen bewertet werden können. Über ein Incentive-Modell kann es hier gelingen, die Bereitschaft der BetreiberInnen zu erhöhen, ihr Wissen zu teilen. Attraktive Prämien in Form von hochwertiger Ausstattung für ihre Filiale, exklusiven Gewürzmischungen bis hin zu Städtereisen etc. sind hier denkbar.
Strukturell lassen sich die Themenbereiche in folgende Kategorien gliedern:

  • Hygiene (z.B. Wie wird eine Dunstabzugsanlage fachgerecht gereinigt?)
  • Lagerhaltung (z.B. Gibt es Sonderregelungen zur Lagerung von Gasflaschen?)
  • Marketing (z.B. Gibt es best practices zur Durchführung eines Straßenfestes?)
  • Rechtliches (z.B. Wie oft muss ich mit einem Besuch des WirtschaftsKontrollDienstes rechnen?)

Darüber hinaus ist eine Art “Gründerleitfaden” mit dem Arbeitstitel “Die ersten 100 Tage” für neue BetreiberInnen sehr hilfreich. Hier werden anhand einer Zeitachse chronologisch bestimmte Inhalte aufgelistet, die für einen reibungslosen Start wichtig sind und nicht vergessen werden dürfen.

In Sachen Umsetzung gibt es keinen Platzhirsch

Die Umsetzung dieses kleinen Intranets gestaltet sich relativ einfach. Zahlreiche Open-Source Content-Management-Systeme können die überschaubaren Anforderungen gut erfüllen. Funktionen wie Beiträge veröffentlichen, Kommentare schreiben und Bewertungen abgeben sind mit Systemen wie Drupal, WordPress oder Typo3 problemlos umsetzbar.

Dokumentation als Lösungsvorschlag

In der fünften Fallstudie wird die Vertriebsabteilung eines mittelgroßen Unternehmens mit etwa 500 MitarbeiterInnen im B2B Bereich unter die Lupe genommen. Die analysierte Abteilung kümmert sich um die tägliche Kundenbetreuung rund um Anfragen, Bestellungen, Lieferungen, Reklamationen, und dergleichen.
Fit für diesen Beruf zu sein erfordert Zeit, Erfahrung und einen Learning-by-doing-Prozess. Da die Abläufe teilweise etwas komplex sind, ist es sinnvoll, die wichtigsten Informationen immer parat zu haben.

Das Vertriebshandbuch

Informationen rund um das Tagesgeschäft sollte man in einem Handbuch nachsehen können. Dieses kann vor allem neuen MitarbeiterInnen behilflich sein. Das Buch sollte den Angestellten ermöglichen, selbstständig Probleme zu lösen, ohne die Hilfe von KollegInnen im gleichen oder externen Team zu benötigen:

  • Im Handbuch sollen Informationen schriftlich festgehalten werden, damit sie auch rasch verfügbar sind. Diese Informationen sollen Wissen liefern, das täglich bzw. oft gebraucht wird.
  • Alle für das Team relevanten Software-Funktionen sollten beschrieben werden.
  • Interne Prozesse und Richtlinien sollen möglichst genau beschrieben werden.
  • Wichtige Informationen rund um Buchhaltung, Versand, Qualitätsprüfung sollen dokumentiert werden.

Von MitarbeiterInnen generierten Inhalte:

  • Besondere Fälle sollen möglichst genau von der verantwortlichen Person dokumentiert werden. Zum Beispiel: Was war das Problem, welche Lösung wurde durchgeführt, welche Ansprechpartner waren involviert?
  • Alle MitarbeiterInnen sollten einen Leitfaden zu den betreuten Kunden aufstellen und beispielsweise Besonderheiten der Kunden beschreiben. Solche Informationen können die Vertretung erleichtern und Wissenslücken werden vermieden.

Die genauen Inhalte, die im Handbuch erläutert werden sollen, könnten mittels einer Befragung der Angestellten identifiziert werden:

  • Für welche internen Abläufe bzw. Software-Funktionen muss ich die Vorgehensweise immer wieder nachschauen bzw. im Team nachfragen?
  • In welchen Fällen würde ich schriftliche Leitfaden brauchen?

Der Mehrwert für die Firma liegt klar auf der Hand: Beim Ausscheiden von Angestellten wird ein minimaler Informationsverlust gewährleistet.

Umsetzung des Vorschlags

Das Handbuch soll in Form eines Word-Dokuments entstehen und als PDF im Intranet allen MitarbeiterInnen des Vertriebs zur Verfügung gestellt werden.
Das Ziel des Handbuchs ist es, ausführliche Anweisungen zu vermitteln: Informationen sollen klar, verständlich und strukturiert dargestellt und mittels passenden Screenshots ergänzt werden. Das Dokument soll einfach abzurufen und möglichst leicht zu pflegen sein. Die Aktualität der Inhalte muss gewährleistet werden.

Evaluierung und Zukunft

Der Mehrwert des Handbuchs und die Qualität der Inhalte sollen nach der Veröffentlichung der ersten Fassung evaluiert werden. Man soll sich Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge der Angestellten durch eine Umfrage einholen.
Falls das Handbuch sich als ein nützliches Tool für den Vertrieb erweisen sollte, könnte die Evaluierung folgen, ob ein ähnliches Konzept für weitere Abteilungen des Unternehmens hilfreich wäre. Die Verwendung von einem Unternehmenswiki könnte in weiterer Folge das Handbuch ersetzen und abteilungsübergreifend zur Verfügung gestellt werden. Die Verwendung eines Wiki-Systems würde mehr Ressourcen in Anspruch nehmen als die Einführung eines Handbuches, weshalb für den Anfang ein Handbuch eine bessere Lösung darstellt.

Hauptsache Kommunikation!

Die sechste Fallstudie bezieht sich auf ein mittelständisches Unternehmen aus dem Raum Süddeutschland. Die Firma aus dem Bereich Bau und Architektur hat weltweit ca. 190 MitarbeiterInnen und richtet sich hauptsächlich an B2B-Kunden. In seiner 25-jährigen Firmentradition haben sich beim Unternehmen gewisse Strukturen festgesetzt, Routinen eingeschlichen und dies leider auf Kosten der Kommunikation. Nachfolgend soll deshalb die Einführung einer Social-Media-basierten Informationsplattform diskutiert werden:
Konkret soll einerseits die Marketing-Abteilung unterstützt und andererseits die gesamte Kommunikation des Unternehmens vereinfacht werden. Seit 2013 gibt es ein Intranet welches auf Typo3 basiert. Dieses wird ebenfalls vom Marketing gepflegt, wodurch hier meist nur die Themen veröffentlicht werden, die entweder das Marketing betreffen oder in seltenen Fällen an die Abteilung herangetragen werden. Meist erfährt die Marketingabteilung sehr kurzfristig oder durch Zufall von Veranstaltungen, Projekten etc. und muss sich dann mühsam mit entsprechenden Informationen und Materialien selbst versorgen.
Was kann nun konkret für einen besseren internen Kommunikationsfluss unternommen werden:

In echt!?

Zunächst ist es wichtig, das Bewusstsein für die Arbeit des Marketings im gesamten Betrieb zu schärfen: Eine Möglichkeit dies zu ändern, wäre eine interne Redaktion aufzubauen in welcher bei monatlichen Meetings über aktuelle Themen aus den jeweiligen Bereichen gesprochen wird und alle Abteilungen somit Einblick in die Projekte der anderen bekommen. Das Marketing hätte die Möglichkeit potentielle Content-Marketing-Themen frühzeitig zu erkennen und die entsprechende Person zu bitten, Informationen zu sammeln und weiterzuleiten.

Und digital?!

Darüber hinaus wäre eine interaktive Mitarbeiterkommunikationsplattform erstrebenswert. Zur Pflege können alle Personen selber beitragen, Einträge „liken“, kommentieren, Fragen stellen und sich austauschen. Das aktuell eingesetzte Intranet ist lediglich zugänglich für Personen mit Desktop-­Arbeitsplatz, wodurch beispielsweise die Kolleginnen und Kollegen im Lager ausgeschlossen werden und sie somit keine Informationen über Interna erhalten. Eine Social-­Media-­basierte Plattform kann als App diese Hürde überwinden und Meldungen aus dem Unternehmen jedem zu jeder Zeit zugänglich machen.

Staffbase

Staffbase bietet als eigene gebrandete App eine mobile Plattform für die Mitarbeiterkommunikation, Informationsverteilung und mobile Prozesse. Als deutsches Unternehmen unterliegt es den strengsten Datenschutzrichtlinien der Welt und sorgt dafür, dass die sensiblen Firmendaten sicher sind. Die Einführung eines Social-­Media-­basierten Tools als neue Mitarbeiterkommunikationsplattform würde für das Unternehmen bedeuten, dass die Kommunikation unabhängig vom Marketing zwischen allen Abteilungen, aber über eine zentrale Stelle stattfinden kann.
Eine Facebook ähnliche Umgebung erzeugt ein lockeres Umfeld, in dem sich gerne ausgetauscht und kommuniziert wird. Darüber hinaus bietet die Chat-­ sowie Push-­Nachricht-­Funktion die Möglichkeit dringende Anfragen formlos zu versenden, so dass Entscheidungsträger, die zu dem Zeitpunkt eventuell in einem Meeting sitzen, trotzdem schnell darauf reagieren können und somit wertvolle Zeit gewonnen wird.
Das Marketing profitiert davon, dass der Vertrieb „User-­generated-­Content“ direkt auf der Baustelle bzw. von unterwegs erstellen und einfach mit allen Kolleginnen und Kollegen teilen kann. Der Eingang von großen Aufträgen könnte vom Geschäftsführer direkt über die App an alle MitarbeiterInnen – vom LagermitarbeiterInnen bis zum Techniker auf der Baustelle – kommuniziert werden, wodurch enorme Motivation und Ansporn geschaffen wird.

Interne Kommunikation  – das fehlende Sprachrohr

Im siebten Fallbeispiel handelt es sich um ein Unternehmen in der Filmbranche, das bis heute hauptsächlich per E-Mail innerhalb der Firma kommuniziert. Doch auch in diesem Fall sind die Personen im Unternehmen darauf angewiesen, dass die Informationsbeschaffung ohne Probleme funktioniert. Doch genau an diesem Punkt muss eingehakt werden, denn hier ist sozusagen die Problemschnittstelle. Denn die Information benötigt von A nach B meistens mehr als zwei Wege. Dabei geht natürlich einiges an Information immer wieder verloren.

Langer Kommunikationsweg ist das Problem

Der Kommunikationsweg erstreckt sich oft über mehrere E-Mails und meist dauert es Stunden bis eine Antwort zurückkommt. Es geht vor allem auch darum, dass bei manchen Themen eine Diskussion entstehen soll – dies lässt die Zeitverzögerung aber nicht zu. Aus diesem Grund wird dann oft die Diskussion ausgelassen und jeder handelt nach seinem eigenem Ermessen. Was oft sicher nicht schlecht ist, doch für eine richtige Teamarbeit nicht gerade förderlich erscheint.

Ein Platz zum Werkeln – Workplace

Diese Plattform ist stark an der Maske von Facebook orientiert, weshalb der Umgang mit Workplace für die MitarbeiterInnen des Unternehmens als einfach und bekannt erweist. Auch das ist ein Kriterium, dass Workplace als gute Alternative zum „Sprachrohr des Unternehmens“ in Frage kommt.
Facebook bietet mit Workplace die Möglichkeit, Informationen schnell und einfach zu teilen und fördert mit der Chat- und Kommentarfunktion die Diskussionsmöglichkeiten. Alles in allem das, was dem Unternehmen fehlt. Zudem auch noch in einem sicheren Rahmen – ohne eine Anbindung an die privaten Facebook-Accounts der einzelnen MitarbeiterInnen.

Wissensmanagement in Kleinunternehmen

Die achte Fallstudie beschäftigt sich mit einem Problem mit Wissens- und Informationsmanagement in einem Kleinunternehmen. Als Delikatesshersteller beschäftigt das Unternehmen weniger als zehn Angestellte. Trotz der geringen Zahl der MitarbeiterInnen gibt es große Informationslücken, die durch den Start des Projekts „Website NEU“ entdeckt wurden.

Vom analogen ins digitale Zeitalter

Das Kleinunternehmen hat trotz bestehender, wenn auch sehr dürftiger Website, mit integriertem Webshop den Sprung ins digitale Zeitalter noch nicht ganz geschafft. Viele Informationen sind nur lokal auf einem Computer gespeichert, andere Informationen sind wiederum nur handschriftlich festgehalten. Schlussendlich gibt es auch Informationen, die nur mündlich von einer zur nächsten Stelle kommen, jedoch essentiell für die Erstellung der neuen Website sind.
Problematisch wurde dieses Vorgehen und die fehlende Informationshinterlegung erst mit dem Vorhaben, eine neue, bessere und nutzerfreundlichere Website zu gestalten. So benötigt die neu gegründete Abteilung für Marketing und Unternehmenskommunikation sehr viele Schritte bzw. auch lange Gespräche, um an die gewünschten Informationen zur Content-Generierung zu gelangen. Das sorgt zum einen für große Frustration in der Ein-Mann-Abteilung und verursacht auch einen großen Zeitaufwand.

Die digitale Lösung

Ein Content Erstellungstool wie beispielsweise GatherContent könnte im Unternehmen die gewünschte Hilfe sein. Hier werden Informationen festgehalten, Pläne und Strukturen für den Projektablauf festgelegt und der Content im passenden HTML generiert. So befinden sich die Inhalte alle an einem Platz und können allerorts abgerufen werden.

Interne Vernetzung mit Slack

In der neunten Fallstudie ging es um die Einführung von Slack in die Kommunikation einer Organisation im Bildungsbereich.
Sämtliche MitarbeiterInnen der Organisation sind Studierende und leisten ehrenamtliche Arbeit, des weiteren gibt es keine regulären Bürozeiten und mehr als sechs Abteilungen müssen sich untereinander abstimmen. Die Organisation von größeren Veranstaltungen steht bei der alltäglichen Arbeit im Vordergrund, was die Koordination von immer mindestens zwanzig Personen notwendig macht, außerdem ist es für sämtliche MitarbeiterInnen notwendig zu wissen, wie der Stand der Dinge ist.

Implementierung von Slack

Das Tool Slack schien perfekt für die Situation zu sein. Der Forumscharakter macht es möglich, mitzulesen, außerdem können Direktnachrichten verschickt werden, es gibt das Programm auch im Browser und als App für das Smartphone und die thematische Gliederung in Channels würde eine besseren Überblick zum Stand von Projekten schaffen. Die mühelose Einbindung von GIFs oder lustigen (aber auch nützlichen) Bots sollte auch ein bisschen Abwechslung von der Ernsthaftigkeit schaffen.

Key Learnings

Die Einbindung von Slack scheiterte nach einem halben Jahr kläglich. Umsonst war die Erfahrung dennoch nicht, denn nach ausführlichen Befragungen zahlreicher MitarbeiterInnen von der Management-Ebene ergaben sich auch einige Gründe für das Fehlschlagen:
Um die interne Kommunikation umzustellen, muss bei mangelndem Interesse der MitarbeiterInnen die Management-Ebene restlos davon überzeugt sein. Im Fall dieser Organisation geht die meiste Kommunikation von der Management-Ebene in Form von Auftragserteilungen aus, es wird also mehr top down als bottom up kommuniziert. Zwar sind alle MitarbeiterInnen Studierende unter 25 und bringen eine gewisse Begeisterung für neue Technologien mit, das Management jedoch sind Personen über 30, die sich nicht für neue Wege zur Kommunikation interessieren.
Zwar ging der Wunsch zur Umstellung von Oben aus, da es für alle drei Vorsitzende sehr zeitraubend ist, auf zahlreichen Kanälen Informationen einzuholen. Wenn es allerdings konkret darum ging, bewusst auf der neuen Plattform Arbeitsaufträge zu erteilen, benutzten sie nicht Slack, sondern wieder die alten Tools wie E-Mail oder Instant Messaging (Telegram, Facebook).
Dies zeigt, dass eine hohe Konsequenz und eine Einschulung aller, ungeachtet des Alters, notwendig ist, um nachhaltig die Kommunikation in einem Unternehmen zu verändern.

Fazit

So unterschiedlich diese neun Fallstudien auch sind, so anders sind auch die Lösungsansätze für das jeweilige Problem. Vor allem durch die gemeinsamen Diskussionen der Probleme haben sich Ideen und Lösungsansätze ergeben, die durch die Fallstudien geschärft wurden.