Das Aufsetzen einer Content-Strategie ist ein Projekt, in dem man nur zu oft den Überblick verlieren kann. Warum also nicht die Erkenntnisse einer etablierten Disziplin – dem Projektmanagement – nutzen? Was können Content-Strategen von Projektmanagern lernen?

Viele von uns kamen mit dem Thema Projektmanagement im Laufe ihrer Karriere bestimmt schon in Berührung. Wenn nicht – das kommt schon noch … ;-) Wir hatten im 3. Semester nun eine Vorlesung mit Stefan Pollach, um die Nuss in Zukunft noch besser knacken zu können.

„Projektmanagement ist eine Managementaufgabe und beschäftigt sich
mit der Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mittel
zur erfolgreichen Abwicklung eines Projektes?“

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So weit so gut, aber was versteht man eigentlich unter einem Projekt? Hier gleich die nächste Definition:

„Ein Projekt ist eine zeitlich befristete relativ innovative und risikobehaftete
Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit
und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“

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In eigenen Worten heißt das, ein Projekt definiert sich immer durch einen definierten Startpunkt bzw. Anfang und einem Ende, also einem klaren Ziel. Projekte folgen immer einem klaren Prozess: Definition, Durchführung und Abschluss.

In der Praxis können Projekte ein Website-Relaunch, Entwicklung eines neuen Produktes, Erstellung des Geschäftsberichtes, Kampagnenmanagement, Planung eines Events oder eben das Aufsetzen einer Content-Strategie sein. Und um diese Projekte möglichst professionell, zeitgerecht, effizient und effektiv bearbeiten zu können, bedarf es Projektmanagement. Wir sehen, Projektmanagement ist wirklich ein weitläufiges Thema in der Arbeitswelt.

Projektmanagement – Der Nussknacker für Herausforderungen?

Viele Projekte enden erfolgreich. Aber die meisten kommen erst gar nicht über die Startlöcher hinaus, verlaufen sich im Sand oder enden im totalen Chaos. Und um genau diese Herausforderungen bravourös meistern zu können, sollte man folgendes berücksichtigen:3

  • Typische Risiken: Zu wenig Plan, fehlende Zuständigkeiten/Befugnisse, Hierarchie Fragen, Verfügbarkeit der Teammitglieder, räumliche Entfernung, Arbeitsplatzwechsel, fehlendes Know-how, Teamkonflikte, neue Technologien, Abhängigkeiten Krankheit, Unfälle, massive Änderungswünsche, zu knapp bemessene Timeline, Arbeitspakete werden vergessen, andere Projekte verzögern sich, zu knappe Ressourcenplanung, etc.
  • Projektkommunikation: Fehlender Kommunikationsplan, mündliche und schriftliche Kommunikation, regelmäßige Meetings – inhaltlich und organisatorisch, Klärung Infrastruktur etc.
  • Reporting und Supervision: Dokumentation der Fortschritte, Störungen und Ursachen Erhebung, Dokumentation und abgeleitete Maßnahmen bei Abweichungen

Das magische Dreieck – Orientierungshilfe des Projektmanagements

Das Modell des magischen Dreiecks zeigt die drei Parameter – Termine, Leistungen und Ressourcen – die ein Projekt und dessen Erfolg bestimmen:4

Das magische Dreieck des Projektmanagement
Abbildung 1: Das magische Dreieck

Vor Projektbeginn werden diese drei Parameter bestimmt und priorisiert. Der Parameter „Termine“ steht für die Projektlaufzeit und beinhaltet den Start und das Ende des Projektes sowie alle einzuhaltenden Termine, die das Projekt strukturieren. Mit Ressourcen hingegen ist das Budget und weiteres Ressourcen gemeint, welche vor Projektbeginn definiert werden und nicht überschritten werden sollten. Die Leistungen eines Projekts sind durch die mit den Stakeholdern besprochenen inhaltlichen Ziele bestimmt.

Dazu kommen weitere Einflussfaktoren wie Umfeld, Organisation und Verträge welche positive als auch negative Auswirkungen auf den Projektverlauf ausüben können:5

  • Umfeld: Menschen – wie bspw. Neugierige Stakeholder, Technologien oder materielle Änderungen
  • Organisation: Wie wird das Projekt in der Organisation aufgesetzt und/oder wo eingebettet?
  • Verträge: Welche rechtlichen Aspekte müssen berücksichtigt werden?

Wenn man all diese Einflussfaktoren vor Projektbeginn definiert hat, kann steht dem Projektstart nichts mehr im Weg.

Smarte Ziele als Garant für den Erfolg

Nicht grundlos sind Ziele im magischen Dreieck zentral positioniert: Sie definieren das Grundverständnis zwischen Projektleiter, Auftraggeber, Team und Stakeholdern darüber, was erreicht werden soll und was nicht – und darüber, was Erfolg und Misserfolg eigentlich bedeutet.

„Die erste Frage der Auftragsklärung ist die Zielfrage: Was wollen wir damit erreichen?“

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Um zur Definition von Zielen zu kommen, muss ein Projektleiter dem Auftraggeber die richtigen Fragen stellen. Es geht nicht darum zu klären, warum etwas nicht geht, sondern, wie etwas gehen kann.

Um schließlich auch jeden Aspekt der Projektziele wirklich zu erfassen, ist es nötig, die “Zielfrage” in verschiedenen Varianten zu stellen:

  • Was soll am Ende des Projekts anders sein als zuvor?
  • Woran merken wir, dass das Projekt Erfolg hatte?
  • Wozu dient das Projektergebnis?
  • Wer hat etwas davon?
  • Woran merkt man, dass das Ziel erreicht ist?
  • Wie unterscheidet man ein gutes Ergebnis von einem Spitzenergebnis?

Die Antworten auf diese Fragen, die sich oft erst im zweiten Gespräch mit dem Auftraggeber hervorkommen, notiert man sich als Projektleiter in einem Zielkatalog.

Die vier Arten von Zielen

Im Wirrwarr von vielen verschiedenen Zielen kann es helfen, diese in vier Kategorien einzuordnen:

  • Ergebnisziele: Diese Ziele beziehen sich darauf, welches Ergebnis oder welches Produkt zu Projektende vorliegt.
  • Nutzenziele: Diese Ziele sind langfristig gedacht. Was hat der Auftraggeber von diesem Projekt?
  • Prozessziele: Wie muss das Projekt ablaufen, damit man es als erfolgreich einstufen kann?
  • Nicht-Ziele: Was will man spezifisch nicht erreichen?

Die vier Arten von Zielen
Abbildung 2: Die vier Arten von Zielen im Laufe eines Projekts.

Zentral im kurzfristigen Kontext sind selbstverständlich die Ergebnisziele. Sie stehen nämlich am Ende des Projekts und können dann gemeinsam evaluiert werden. Trotzdem sollten die anderen Arten der Ziele nicht vernachlässigt werden. Auch sie können wichtige Aspekte schon zu Beginn des Projekts aufwerfen.

Ziele messbar machen

Wie müssen Ziele aussehen, damit sie auch wirklich hilfreich sind? Sie müssen SMART sein. SMART ist ein Akronym für fünf Attribute, die ein Ziel haben sollte:

  • S – Spezifisch: Das Ziel muss eindeutig sein. Wenn man die richtigen Fragen an den Auftraggeber stellt, bekommt man auch spezifische Antworten.
  • M – Messbar: Das Ziel muss messbar sein. “Vereinbaren Sie Zahlen. Oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Zielkorridore oder Minimal-, Optimal- und Maximalziele.”
  • A – Anspruchsvoll: Das Ziel muss ambitioniert sein, denn zu einfache Ziele sind nicht motivierend.
  • R – Realistisch: Das Ziel darf gleichzeitig auch nicht unerreichbar wirken.
  • T – Terminiert: Das Ziel muss eine Deadline haben. Ohne Deadline reduziert man Motivation und Dringlichkeit.

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Wenn Ziele SMART definiert sind, haben sowohl Auftraggeber als auch Projektleiter ein gemeinsames Verständnis über das Projekt. Das kann auch bedeuten, dass das Projekt unmöglich umsetzbar ist. Aber konkrete Ziele bieten die Basis für konstruktive Verhandlungen.

Projekte organisieren

Abhängig von der Projektgröße variiert die Anzahl der involvierten Teilnehmer je nach Projekt. Der Projektleiter befindet sich dabei immer in einer zentralen Position und ist dabei Hauptansprechpartner für den Auftraggeber und das Projektteam. Es empfiehlt sich, auf Auftraggeberseite ebenfalls einen Hauptansprechpartner zu definieren, ansonsten kann das Projekt durch widersprüchliche Entscheidungen verschiedener Auftraggeber verkompliziert werden. Besteht auf Auftraggeberseite ein Gremium aus mehreren Personen, muss der Zugang zu diesem Gremium für den Projektleiter sichergestellt sein. Zwischen diesen Parteien sollte ein aktiver Informationsaustausch stattfinden, nur so kann frühzeitig reagiert werden.

Typischerweise sind die Projektteilnehmer wie folgt organisiert:

Strukturübersicht von Projektteilnehmern
Abbildung 3: Die Teilnehmer eines Projekts und wie sie miteinander kommunizieren.

Der Projektleiter stimmt sich regelmäßig mit dem Projektteam ab, idealerweise zwischen 3 und 7 Personen groß, diese wiederum organisieren die eigentlichen Projektmitarbeiter. Eine Projektassistenz kümmert sich um alle zusätzlich anfallenden organisatorischen Aufgaben.

Stakeholder identifizieren

Stakeholder, sinngemäß übersetzt als Interessengruppen, sind alle Personen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind. Unterschieden werden diese in aktive und passive Stakeholder. Aktive Stakeholder arbeiten direkt am Projekt mit (z. B. Teammitglieder) oder sind direkt vom Projekt betroffen (z. B. Kunden, Lieferanten, Unternehmensleitung).
Passive Stakeholder sind von der Projektdurchführung oder den Projektauswirkungen nur indirekt betroffen (Interessenvertretungen, Anwohner bei einem Bauprojekt, Familienmitglieder der Projektmitarbeiter, Verbände etc.).

Wurden die verschiedenen Stakeholder identifiziert, lohnt es sich, diese um verschiedene Faktoren wie Erwartungen/Befürchtungen und ihre Einstellung und Motivation zu ergänzen. Diese Liste wird nun nach Wichtigkeit bzw. Einfluß auf das Projekt priorisiert und je nach Stakeholdergruppe können Kommunikationsmaßnahmen abgeleitet werden, festgehalten im sogenannten Kommunikationsplan.

Risiken richtig einschätzen: die Risikoanalyse

Auch wenn das Projektziel definiert ist, ist es enorm wichtig, die Stolpersteine auf dem Weg zum erfolgreichen Abschluss zu kennen, um bei Bedarf schnell und effektiv reagieren zu können. Ein gemeinsames Brainstorming mit den Projektteilnehmern kann hier eine gute Grundlage darüber schaffen, was alles schief gehen kann bzw. wie man diese Risiken eingrenzen kann und was dagegen zu tun ist. Verortet innerhalb einer Risikoanalyse-Matrix sind die Risiken überschaubar und verständlich nachzuvollziehen. Die Punkte im Risikokatalog müssen geklärt sein, sonst kann mit dem Projekt nicht begonnen werden!

Geliebt und gefürchtet: der Aufgabenplan

Viele, die projektbasiert arbeiten, verbinden den Begriff „Projekt” sofort mit unübersichtlichen Mammutdarstellungen aus MS-Project oder anderer Projektmanagement-Software. Unbestritten jedoch ist ein Aufgabenplan ein unerlässliches Instrument, um bei komplexen Projekten die Übersicht zu behalten. Stefan Pollach gab hier ein paar Kniffe preis, die die Arbeit mit einem Aufgabenplan erleichtern:

  • Meilensteine definieren und nach dem Schema „X ist erreicht” formulieren (z.B. Design ist freigegeben, Website ist live, etc.)
  • Aktivitäten nach Dauer (in Tagen) und Aufwand (in Stunden) planen. Ein Task, der 20 Stunden Aufwand beansprucht, kann trotzdem einen Monat dauern
  • Aktivitäten aktiv formulieren, z.B. Agenturen scouten, Ausschreibung formulieren etc.
  • Projektmarketing-Aktivitäten wie Kickoff-Vorbereitung nicht vergessen
  • Verantwortliche für jeden Task im Aufgabenplan vermerken

Lasst die Korken knallen: der Projektabschluss

Mit den Einblicken in die Projektleitung aus diesem Artikel gibt es für euch, liebe Leser, sicherlich keine Probleme beim Managen zukünftiger Projekte. Bevor angestoßen wird, gibt es aber noch ein paar Dinge zu tun: das Projekt sollte abschließend dokumentiert werden. Was haben wir aus dem Projekt gelernt? Welche Änderungen gab es und warum? Was ist gut gelaufen/schlecht gelaufen? Was hätten wir anders machen sollen?

Diese Retrospektive lässt den Projektleiter und die weiteren Teilnehmer das Projekt noch einmal aus einer übergeordneten Perspektive erfassen und bewerten. Werden zukünftig ähnliche Projekte angegangen, können sich diese Einschätzungen als sehr hilfreich erweisen, um in Zukunft noch effizienter zu planen.

Jetzt aber ist Zeit zu feiern! Die soziale Komponente innerhalb eines Projektteams ist nicht zu unterschätzen, und nach einer konzentrierten und intensiven Arbeitsphase sollte alle Teilnehmer gemeinsam auf das Ergebnis anstoßen. Ihr habt es euch verdient!

Titelbild: Geralt, Pixabay


  1. Im Internet; Wirtschaftslexikon; http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/projektmanagement-pm.html#erklaerung (Stand: 27.10.2017) 
  2. Im Internet; Wirtschaftslexikon; http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/projekt.html (Stand: 27.10.2017) 
  3. Vorlesung „Projektmanagement“ 
  4. Im Internet; InLoox; https://www.inloox.de/projektmanagement-glossar/magisches-dreieck/ (Stand: 18.11.2017) 
  5. Vorlesung „Projektmanagement“ 
  6. Schmid, Patrick. Praxiskurs Projektmanagement: Projekte aktiv gestalten; Mit einfachen Mitteln gezielt zum Erfolg. 3. Aufl. Regensburg: Walhalla und Praetoria, 2009, S. 31. 
  7. Schmid, 2009, S. 39. 
  8. Yemm, Graham. FT Essential Guide to Leading Your Team: How to Set Goals, Measure Performance and Reward Talent. 1 edition. Harlow, England ; New York: FT Press, 2012. 

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